Conoce los aspectos positivos y negativos de usar Excel y cómo puede ayudarte a simplificar tu trabajo
Usar Excel te garantiza poder solucionar tareas financieras sin el mayor de los inconvenientes, aportando herramientas necesarias para una mayor simplicidad como gráficas y fórmulas. Excel hace posible la elaboración de tablas y formatos, añadiendo fórmulas y cálculos matemáticos, utilizando las operaciones matemáticas que sean necesarias como por ejemplo: Suma, resta, multiplicación, división, operaciones con potencias, mayor, menor, porcentaje, mayor o igual que, menor o igual que; además de usar funciones, que son fórmulas pre-configuradas.
Así como usar Excel tiene infinidades de aspectos positivos, también vale la pena destacar algunos aspectos no tan gratos, que te ayudarán a definir si quieres usar esta productiva hoja de cálculos al momento de realizar tareas contables que lo requieran. A pesar de ser una herramienta bastante útil para cálculos matemáticos presenta ciertos inconvenientes a sus usuarios, como: ser incompatible con varios sistemas, los archivos suelen ser bastante pesados (incluso cuando son cálculos simples), entre otros.
¿Usar Excel es la mejor opción para mis cálculos financieros?
A continuación se presenta ventajas y desventajas de usar Excel
VENTAJAS
Protege tus datos: Si de seguridad se trata, Excel es una aplicación que te permite proteger tus datos mediante una contraseña proporcionada por el usuario, existen dos opciones para llevar a cabo esta medida de seguridad; la primera es mediante la programación de Visual Basic y la segunda opción sería dentro del archivo Excel. Al usar Excel sabes que tus datos se encuentran resguardados y fuera de peligro, y la única manera de adquirirlos es con la contraseña que tú mismo has colocado a la aplicación.
Versatilidad: La productiva aplicación desarrollada y distribuida por Microsoft posee una versatilidad incomparable, que te permite incluso cambiar la apariencia, presentando los datos con el borde y fuente de letra de tu preferencia. Además de personalizar tus cálculos, tienes la posibilidad de utilizar dinámicas tablas y gráficas para que al momento de presentar tus cálculos sea de una manera sencilla, práctica y sin mucha dificultad para explicar. Excel ha llegado para facilitar tu vida contable, de una manera segura, sencilla y cómoda permite realizar cualquier tipo de cálculo financiero de la mejor manera.
Celdas, filas y columnas: En las tablas proporcionadas por Excel encontraremos celdas, filas y columnas, según la tarea que debas realizar cada una de estas tiene un propósito; por lo general se aplican fórmulas para que de manera automática se pueda realizar la operación indicada; por ejemplo la resta de dos celdas o la multiplicación de distintas celdas, así como también puede llegar a calcular la desviación de un valor concreto con respecto a un conjunto de valores. Excel te permite añadir o desechar las celdas, filas y columnas cuantas veces te sea necesario, situación que resulta imposible cuando se trata de trabajar manualmente, ya que si intentas añadir una fila a un trabajo manual deberás comenzar desde cero e intentando no cometer más errores.
DESVENTAJAS
Archivos pesados: Así como Excel posee varios beneficios por destacar, también tiene ciertas irregularidades que son importantes conocer y estudiar con mucha cautela antes de utilizar la aplicación. Tiene una incómoda característica que hace demasiado pesados los archivos, creando entre los usuarios gran inconformidad ya que hasta el archivo más sencillo ocupa mucho espacio en tu ordenador, evitando además el ahorro de recursos. En ocasiones ha sido catalogado como una aplicación con poca eficiencia en cuanto a gestión de espacio.
Conocimientos previos: Para utilizar Excel se necesita más que un ordenador, debes tener conocimientos previos acerca del funcionamiento de la aplicación, ya que no se considera nada sencillo utilizarla sin tener al menos una idea de cómo emplear. Gracias a sus complejas características para usar Excel se debe realizar un curso de preparación, donde quedes muy bien instruido y puedas utilizar al máximo las funciones que Excel te ofrece.
Incompatibilidad: El hecho de que Excel sea una aplicación únicamente compatible con Windows y con Macintosh la vuelve poco eficaz para usuarios que deseen usarla y no posean ninguno de estos dos sistemas operativos.
Limitaciones: Tiene varios límites al momento de agregar datos, el tamaño máximo de la hoja de cálculo es de 65.536 filas por 256 columnas, al exceder este limite el archivo se divide automáticamente en varias hojas de cálculos, lo que genera dificultad al momento de analizar los datos.
¿Qué opinas acerca de Excel? ¿Lo usas frecuentemente? ¿Lo consideras una herramienta útil para las tareas financieras? Si tienes alguna experiencia que desees compartir con nosotros, puedes hacerlo mediante comentarios.
